C’est un moment crucial pour tous les nouveaux collaborateurs. Et pour cause : c’est à ce moment-là que tout commence pour eux. Le parcours d’intégration, aussi appelé « onboarding », est une excellente occasion de valoriser l’engagement de l’entreprise en matière d’inclusion et de transmettre les valeurs qui lui sont chères.
Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration ?
L’onboarding (qui signifie « embarquement » en anglais) est la phase qui succède au processus de recrutement. Elle regroupe toutes les étapes au cours desquelles l’entreprise accueille ses nouvelles recrues. En d’autres termes, l’onboarding ou parcours d’intégration désigne les actions qui sont mises en place par l’entreprise pour intégrer ses nouveaux salariés. L’objectif de cette étape est non seulement de souhaiter la bienvenue à ses nouvelles recrues, mais aussi de faciliter leur intégration aux équipes en place, afin qu’elles s’y sentent bien dès les premiers jours de leur prise de poste. C’est d’autant plus capital qu’une mauvaise intégration au sein d’une entreprise favorise les départs précipités – parfois dès le début de la période d’essai. Une étude menée par Cadremploi en avril 2019 indiquait par exemple qu’un cadre sur trois avait déjà démissionné six mois après son recrutement à cause d’une mauvaise intégration et que 45 % des démissions avaient lieu durant la première année suite à la prise de poste.
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Quelles sont les étapes d’un parcours d’intégration efficace ?
Un programme d’intégration décidé avec les managers
Un parcours d’intégration ne doit pas commencer le jour de la prise de poste de la nouvelle recrue, mais bien avant, au moment où les besoins en matière de recrutement sont formulés par les managers. De cette manière, au cours de l’entretien, l’entreprise pourra déjà expliquer ce qui est prévu pour faciliter l’onboarding. C’est un argument auquel les candidats sont sensibles, qui peut faire pencher la balance.
Une communication maintenue avant la prise de poste
Entre le moment où un recrutement est officialisé et celui où le salarié rejoint l’entreprise, il peut se passer plusieurs mois. C’est une période critique pour l’entreprise, qui risque de voir sa future recrue lui échapper. Le mieux est donc de débuter le parcours d’intégration le plus tôt possible, en envoyant un livret d’accueil au futur salarié sur l’entreprise, des informations sur son équipe, des vidéos… Chez i-Tracing par exemple, les futures recrues sont conviées aux apéros organisés par les équipes.
Soigner le premier jour
Les salariés se souviennent tous du premier jour au sein de leur entreprise. Dans le cadre d’un parcours d’intégration réussi, c’est à minima le manager, les collègues de travail ainsi que le responsable RH qui a mené les entretiens qui doivent être présents pour accueillir les nouvelles recrues. Le manager peut par exemple prévoir une visite des locaux. Le matériel de travail (ordinateur, logiciel, badge d’accès…) doit également être prêt pour le nouveau salarié.
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Prévoir une journée d’accueil
Ces journées collectives, qui se déroulent quelques jours après la prise de poste des nouveaux salariés, permettent aux entreprises de rappeler leurs valeurs, mais aussi de fédérer leurs salariés, le tout dans une ambiance conviviale, via des jeux, des quizz, des formations… Ces journées peuvent également être l’occasion de les sensibiliser sur un sujet lié à l’inclusion (la diversité, le handicap…)
Des entretiens de suivi
Durant la période d’essai, les managers ont tout intérêt à multiplier les entretiens de suivi avec leurs nouvelles recrues, pour s’assurer qu’elles s’intègrent bien aux équipes en place. Au cours de ces rendez-vous, les managers peuvent aussi aborder les besoins en formations des nouveaux arrivants. Un rapport d’étonnement peut enfin leur être transmis pour partager leur ressenti sur leur accueil.
Attribuer un mentor
Assigner un mentor ou un salarié référent (sans qu’il y ait de lien de subordination) à chaque nouvelle recrue est une stratégie intéressante, retenue par le groupe de solutions RH UKG. Cela peut favoriser sa socialisation au sein de l’entreprise (surtout si ce mentor dispose d’une grande ancienneté) et lui permettre de mieux comprendre les normes culturelles de l’entreprise, la manière dont elle agit en faveur de la diversité en interne…
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Les avantages d’un bon processus d’intégration pour l’entreprise
Outre la diminution du turnover, soigner le parcours d’intégration de leurs collaborateurs présente beaucoup d’avantages. En étant bien intégrés, les nouveaux arrivants se montrent moins stressés, plus motivés au quotidien, donc plus productifs à leur poste. La cohésion sociale au sein de l’entreprise s’en trouve également améliorée. Or, elle a un impact fort sur la rétention des salariés d’entreprise. En soignant leurs nouvelles recrues, les entreprises renvoient enfin une image employeur positive, qui renforcera non seulement l’engagement des salariés mais aussi son attractivité auprès des talents potentiels, qui sont très sensibles au sujet. Malgré les investissements que cela suppose, prévoir un processus d’onboarding constitue également une source d’économies : on estime qu’une intégration ratée coûte entre 100 % et 300 % du salaire de la nouvelle recrue à l’entreprise, soit 7000 euros en moyenne, selon la société Workelo, qui édite une plateforme digitale dédiée à l’intégration des collaborateurs.